ניהול ספרים לעוסק פטור: כך תשמרו על סדר ותעמדו בדרישות החוק

אם אתם עוסקים פטורים או שוקלים לפתוח עסק קטן, ניהול ספרים נכון הוא אחת המשימות החשובות ביותר בעסק שלכם. למרות הפטור מתשלום מע"מ ומהגשת דוחות חודשיים, עוסק פטור עדיין מחויב לנהל ספרי חשבונות ולעמוד בדרישות החוק מול רשות המסים. איך עושים את זה נכון? מיד נסביר מה כולל ניהול ספרים לעוסק פטור, מהם הכלים שעוזרים לשמור על סדר וארגון, ומה ההשלכות של ניהול לא תקין.

מה זה בכלל עוסק פטור?

עוסק פטור הוא עצמאי שמחזור העסקאות השנתי שלו אינו עולה על התקרה שנקבעה בחוק. נכון לשנת 2025, תקרה זו עומדת על 120,000 ₪. היתרון המרכזי במעמד עוסק פטור הוא הפטור מתשלום מס ערך מוסף (מע"מ) ומהגשת דוחות מע"מ תקופתיים. אבל שימו לב, הפטור ממע"מ לא אומר שאין חובות אחרות: עוסק פטור חייב לדווח על ההכנסות השנתיות שלו לרשויות המס ולהצהיר על ניהול ספרים מסודר בהתאם להוראות החוק.

אילו ספרי חשבונות עוסק פטור צריך לנהל?

על פי תקנות מס הכנסה, עוסק פטור מחויב לנהל את הספרים הבאים:

  1. ספר תקבולים ותשלומים
    • הספר העיקרי שבו רושמים כל הכנסה וכל הוצאה של העסק.
    • יש לציין את הסכום, התאריך, ותיאור המסמך המוכיח את הפעולה (חשבונית, קבלה, חשבון בנק וכו').
    • חשוב שהרישום יהיה מיידי ומדויק, שכן ספר זה מהווה את הבסיס לדוחות השנתיים.
  2. ספר קופה (אם יש שימוש במזומן)
    • מיועד לעסקים המשתמשים בקופה לניהול מזומנים.
    • בספר זה רושמים את כל תנועות הכסף המזומן: כניסות ויציאות, כולל סכומי שיקים.
  3. ספר הוצאות
    • עוסק פטור מחויב לתעד ולשמור קבלות על כל הוצאה עסקית, כמו רכישת ציוד, דלק, שכר דירה למשרד, או תיקונים.

ניהול ספרים תקין מאפשר לעוסק פטור לעמוד בדרישות רשות המסים, לשמור על שקיפות מול הלקוחות, ולמנוע סנקציות במקרה של ביקורת.

מה כולל ניהול ספרים לעוסק פטור?

  • רישום הכנסות: עליכם לרשום כל סכום שאתם מקבלים בעסק, בין אם במזומן, שיק או העברה בנקאית. עבור כל תקבול יש להפיק קבלה, ולשמור אותה בספרי החשבונות.
  • רישום הוצאות: רישום ההוצאות חשוב לא פחות מהכנסות, שכן הן משפיעות על חישוב הרווח החייב במס. שמרו קבלות על כל הוצאה עסקית, וציינו את מטרת ההוצאה.
  • שמירה על מסמכים: כל המסמכים – חשבוניות, קבלות, דוחות בנק – צריכים להישמר למשך 7 שנים לפחות, למקרה של בדיקה או ביקורת מס.
  • התאמה לחשבון הבנק: בצעו בדיקות תקופתיות להתאמה בין הרישומים בספרים לבין חשבון הבנק העסקי, כדי לוודא שאין טעויות.

מהן ההקלות לעוסק פטור?

עוסק פטור נהנה ממספר הקלות בניהול ספרים, שהופכות את התהליך לפשוט יותר בהשוואה לעוסקים מורשים:

  1. אין חובה בקופה רושמת: אפשר להסתפק ברישום ידני או בתוכנה ייעודית לניהול חשבונות.
  2. דיווח שנתי בלבד: במקום דיווחים חודשיים או דו-חודשיים למע"מ, עוסק פטור מגיש הצהרת מחזור עסקאות אחת לשנה.
  3. פחות ספרים לנהל: עוסקים פטורים אינם נדרשים לנהל ספרים כמו כניסת טובין או מלאי, הנדרשים בעסקים מורכבים יותר.

 

איך לשמור על סדר בניהול הספרים?

  • שימוש בתוכנות ניהול ספרים: כיום קיימות תוכנות רבות שמיועדות במיוחד לעוסקים פטורים. התוכנות מאפשרות ליזמים ובעלי עסקים להפיק קבלות דיגיטליות, לרשום הוצאות ולהגיש דוחות לרשויות המס בקלות.
  • התייעצות עם מומחים: אם אתם מרגישים שמורכבות הבירוקרטיה עלולה לבלבל אתכם, מומלץ להיעזר ברואה חשבון או יועץ מס. הם יכולים לספק לכם הדרכה ולוודא שהכל מתנהל לפי החוק.
  • בדיקות תקופתיות: פעם ברבעון, עברו על הרישומים שלכם. ודאו שכל ההכנסות וההוצאות רשומות, וכל המסמכים ישנם.

מה זה אישור ניהול ספרים ולמה הוא חשוב?

אישור ניהול ספרים הוא מסמך שהעוסק מקבל מרשות המסים, המאשר שהוא מנהל את ספרי החשבונות שלו בצורה תקינה ועומד בדרישות החוק.

למה האישור נחוץ?

  1. שקיפות מול לקוחות וספקים: לקוחות עסקיים רבים דורשים לראות אישור ניהול ספרים לפני התקשרות עם ספקים, במיוחד אם מדובר בעסקאות גדולות.
  2. מניעת סנקציות: ניהול ספרים לא תקין או אי קבלת אישור יכול להוביל לקנסות, פסילת ספרים, ואף אובדן מעמד עוסק פטור.

איך להוציא אישור ניהול ספרים?

המסמכים הנדרשים

  • תעודת עוסק פטור.
  • אישור על ניהול חשבון בנק עסקי.
  • טפסים ייעודיים ממערכת רשות המסים (לדוגמה, טופס 5329).
  • מסמכים נוספים בהתאם לדרישות רשות המסים, כמו חוזה שכירות לנכס עסקי.

תהליך ההגשה

  1. הגשה מקוונת: ניתן להגיש בקשה דרך אתר רשות המסים. תהליך זה מהיר ופשוט יחסית, וכולל מילוי טפסים וצירוף מסמכים סרוקים.
  2. הגעה פיזית למשרדי מס הכנסה: אם אתם מעדיפים, ניתן להגיש את הבקשה ישירות במשרדי רשות המסים באזור מגוריכם.
  3. מעקב ואישור: לאחר הגשת הבקשה, הרשות תבדוק את עמידתכם בדרישות החוק ותשלח את האישור בדואר אלקטרוני או פיזי תוך זמן קצר.

לסיכום

ניהול ספרים לעוסק פטור אולי נשמע מורכב, אבל עם כלים דיגיטליים והתנהלות מסודרת, זה הופך למשימה פשוטה שניתן לבצע בקלות. הקפידו על תיעוד מלא, עמידה בדרישות החוק וקבלת אישור ניהול ספרים כדי להבטיח התנהלות עסקית תקינה ושקט נפשי מול רשות המסים.

שאלות? אנחנו כאן לענות

מאמרים נוספים באותו נושא

נגישות